WERKGROEP BEELDBEHEER IS GESTART:
BEELDEN UIT VERLEDEN EN HEDEN VOOR NU EN IN DE TOEKOMST.

Auteur: Diana v.d. Hoogen (onverkorte tekst)

"Hoe is de stand van zaken met het fotoarchief?" zo luidde de vraag die Ton van Weel mij stelde in september jl. Mijn antwoord werd een document, dat een A4-tje besloeg. In 't kort: sinds 1 april 2002 had ik mij schoksgewijs bezig gehouden met de foto's, die in de Pakhuisstraat 3 stonden. Daar was wel ruimte, maar geen computer waar de verenigingsscanner aan gekoppeld kon worden. En dit pakhuis moest om bekende reden weer verlaten worden! Ondertussen, in januari 2003, is de internetwerkgroep in het project gestapt van Museaal & Historisch Perspectief (MHP) dat Geschiedenisbank-nh heet en dat Oud Hoorn de gelegenheid gaf o.a. een Beeldcollectie aan te leggen. Daarmee was ik "al doende leert men" mee begonnen foto's van Oud Hoorn op internet te zetten. Zie onze website www.verenigingoudhoorn.nl bij Oud Hoorn links > aanbevolen. Ondertussen groeit de berg met te behandelen foto's (en ander beeldmateriaal).
Ton en ik realiseren ons, dat er een pak werk te wachten ligt en dat ik dat nooit alleen af zou kunnen. Wij gingen in november een gesprek aan in het Oost-Indisch Pakhuis (OIP) om te bezien "hoe nu verder?" Hij had inmiddels een paar aanmeldingen van mensen die zich wel voor de foto's interesseren. En twee weken later kwamen wij weer bij elkaar met Frans van Iersel en nieuwe mensen erbij en binnen een half uur was er een Werkgroep Beeldbeheer gevormd.

Wie zitten er in de Werkgroep Beeldbeheer?
Vijf enthousiastelingen staan voor een rijstebrijberg aan beeldmateriaal en zullen aan dit meerjarenplan werken. Bep van Lunteren, die een schat aan ervaring meebrengt in archiveren, want hij heeft het archief van de Stoomtrein Hoorn-Medemblik helpen opzetten. Dat is nu klaar en kunnen we gaan bekijken, op afspraak. Henk Overbeek, die voor de gemeente veel gebouwen heeft gefotografeerd en een enorme kennis op bouwkundig gebied heeft. Jan Speets, die als computerprogrammeur werkzaam is geweest en het technische inzicht heeft. Willy Wiggelaar, die op dinsdagen het OIP beheert en ook al weer een aantal jaren Oud Hoorn gids is. En mijn persoontje: Diana van den Hoogen, twee erfgoedcursussen over beheer en behoud van fotoarchieven gevolgd, contact gelegd met het Westfries Archief. Want uiteindelijk moet het originele materiaal opgeborgen worden in de kluis van het nieuw te bouwen Regionaal Historisch Archief aan de Blauwe Berg.
Ton en Frans zouden in het begin afwisselend de bijeenkomsten van de groep bijwonen totdat het goed op de rails staat.

Wat is de taakstelling van de Werkgroep Beeldbeheer?
Dat is heel veel omvattend. Na het volgen van de eerste cursus "beheer fotocollectie" heb ik een verslag geschreven naar het bestuur. Hieruit enkele punten.
Er is sprake van één aanname: de oude foto's worden beschouwd als museumvoorwerpen en de moderne foto's worden beschouwd als de toekomstige museumvoorwerpen. En museumobjecten behandel je anders dan de kiekjes uit het familiealbum.
Overigens kan alles wat voor de foto's van toepassing is, ook betrekking hebben op negatieven, dia's, glasnegatieven en prentbriefkaarten; kortom de collectie beeldmateriaal.

In het kort moeten er drie dingen gebeuren: preventief conserveren, registreren en documenteren.

PREVENTIEVE CONSERVERING:
Dat wil zeggen: wat, hoe, waarin en waar bewaar ik de foto's.
Foto's (beeldmateriaal) moeten koel, donker en droog bewaard worden. Nu is alles samengebracht in een stalen kast op de zolder van het OIP. Daar zakt de temperatuur 's winters onder 15° C. en stijgt de temperatuur 's zomers boven de 21° C. Over de relatieve luchtvochtigheid nog maar niet te spreken. Uitbehandelde foto's vinden straks hun definitieve standplaats op een plank in de klimaatbeheerste ruimte van de archiefdienst.
Het oude fotoarchief zou "opgezet" moeten worden per foto. D.w.z. met 4 transparante hoekjes op zuurvrij karton geplakt worden, dat weer in transparant hoesje gestoken wordt en dan dit opbergen in een zuurvrije kartonnen prentendoos (archiefdoos zonder metalen onderdelen). Hierdoor ontstaat ook een zekere mate van standaardisatie, want de oude foto's hebben een heleboel verschillende formaten. En ze worden hanteerbaar en beschermd tegen mechanische beschadigingen.
Registreren en Documenteren:
Registreren wil zeggen "alles wat je moet doen om iets terug te vinden".
Documenteren houdt in "alle wetenswaardigheden noteren": wie, wat, waar staat erop.
Registreren is op een gegeven moment klaar.
Documenteren is een doorlopend proces.

REGISTREREN
Afvragen: wat doe je met de collectie
wie gaat er met de collectie om

Registreren begint met nummeren en het maken van een basisregistratiekaart. Deze basisregistratiekaarten zijn al aangemaakt met de initialen van Oud Hoorn erop. Dat is handig als collecties (tijdelijk, b.v. voor tentoonstelling) samengevoegd worden. Zodra er een stamkaart van een object is, "bestaat" het object; dan is er een identificatie. Deze stamkaarten worden numeriek weggezet en zijn eindeloos te kopiëren.

DOCUMENTEREN
Om foto's in te delen zijn er tien hoofdcategorieën, waarvan voor historische verenigingen zoals Oud Hoorn categorie "Topografie" met subcategorieën veel gebruikt zal worden.
De basisregistratiekaart bevat een aantal basisvelden die ingevuld moeten worden.
Het bezit (oude en nieuwe foto's, eventuele glasnegatieven en ook de dia's) wordt uniform geregistreerd en gedocumenteerd.

Wat is de doelstelling van de Werkgroep Beeldbeheer?
Ontsluiting van de beeldcollectie, dat is het kernwoord. Eigenlijk weten we niet eens wat we hebben, maar daar wordt nu aan gewerkt. Oud Hoorn wil dat het beeldmateriaal toegankelijk wordt voor iedereen. Dat kan op meer manieren. De foto's kunnen voor publicaties en tentoonstellingen gebruikt worden en studies: dat is incidenteel en tijdelijk. Of permanent op internet en in het OIP. De meeste mensen vinden het leuk om gewoon oude foto's te bekijken, als het ware in een album te bladeren en herinneringen op te halen. In de toekomst, als het OIP uitgebreid is met een tentoonstellingruimte c.q. educatieruimte? (zie de presentatie "Oud Hoorn De Toekomst" gehouden op de voorjaarleden-vergadering van 13 april en op onze website) zou een permanente presentatie op een computer mogelijk zijn. Hetzij als een soort diavoorstelling, hetzij met een zoekfunctie. B.v. "toon alle afbeeldingen van de Mariatoren tussen 1900 en 1950".
Toegankelijk op twee manieren uit te leggen. Dat iedereen erbij kan. Niet bij de kwetsbare originelen, maar bij de digitale en papieren (kaartenbak) bestanden (tot op zekere publieksvriendelijke hoogte; alleen de werkgroepleden hebben toegang tot originelen). En dat wat opgeborgen is ook weer tevoorschijn gehaald kan worden, terug te vinden is als het nodig is! Voor het zo ver is, moet er "nog wat" gebeuren.

Wat heeft de werkgroep Beeldbeheer nodig?
Tijdens de oprichtingsbijeenkomst werd deze vraag door de bestuursleden gesteld. Om te beginnen een ruime werkplek. Want wie kent dat niet? Een tafel vol met mapjes, schoenendozen, albums, ordners en zakjes en tasjes met 1 of 36 foto's met of zonder negatieven en alles wat er tussen in zit. Orde in de chaos moest er komen! Er vond al meteen een natuurlijk taakverdeling plaats. Jan Speets benoemde elk mapje enz. een "bundel" en elke bundel krijgt zijn eigen nummer en "bundelkaart" (daarover straks meer). Werken aan de computertafel in de winkel van het OIP was niet ideaal. Elke keer als de glazen deur openging, kreeg Jan een koudegolf over hem heen en kon een verstoring van de concentratie en werkritme betekenen. Het werkblad werd door de timmerman verplaatst naar een hoek (met verwarming) van de leeszaal. De aloude hoge balie weer naar zijn oorspronkelijke plek in de winkel. Telefoonmonteur moest een internetmodem/adsl aansluiting aanleggen vanaf de winkel naar de werkhoek. Werkplek geregeld. Toen foto's scannen, want we willen niet alleen beschrijvingen op de basisregistratiekaarten, maar ook en vooral digitale bestanden in de computer om o.a. foto's te manipuleren: vergroten b.v. Als proef werd een prentbriefkaart van het Kleine Noord met de Noorderkerk gescand. We konden zelfs zien hoe laat het was op de kerkklok. Maar…. Elke fotoscan duurde 4½ minuut! Veel te traag en lieve help, het nam wel erg veel geheugenruimte in en oh jee, nu zitten de foto's wel in de computer, maar we krijgen ze er niet uit! En als er onverhoopt wat met die computer gebeurd, dan zijn we ons werk kwijt. Als altijd: goede raad is duur. Het bestuur schafte een nieuwe computer aan met veel geheugenruimte en mogelijkheid tot cd branden. Want het fotoarchief wordt op twee manieren opgeslagen: de kaartenbak, waar iedereen mee om kan gaan en die overal neergezet kan worden en reproduceerbaar is. En de digitale bestanden, die naar wens op cd's gezet kan worden en uitgeprint. Want dat is ook een wens: op de basisregistratiekaarten komt een kleine afdruk van de foto. Dus een printer om dit te doen en om de bundelkaarten uit te printen en kopieën van de basisregistratiekaarten te printen werd ook aan het verlanglijstje toegevoegd. En de vereniging heeft ook nog eens meer dan 3000 dia's, die niet op de aanwezige scanner kunnen, maar die een aparte dia- en negatiefscanner behoeven. Printen kunnen we tijdelijk doen op die van de ledenadministratie in het kantoortje boven. Laten we ons eerst richten op een goed lopend systeem voor de foto's, dan komen die dia's "vanzelf wel".
Bep en Henk zijn ondertussen met beschrijven begonnen. Dat valt niet mee, want er zijn twee handboeken om te raadplegen en die geven niet overal antwoord op. Het gaat van algemeen naar specifiek, b.v. stadsbeeld, plein, Rode Steen. En dan blijft het vakje met "maker" en "datum" vaak leeg (of een klein liggend streepje), want bij heel veel foto's is de fotograaf en de opnamedatum niet bekend. Omdat ik al begonnen was met vullen van de beeldcollectie module bij geschiedenisbank-nh, waren er al wat nummers uitgegeven: OH000002 t/m OH0000068. Elke foto, dia, prent o.i.d krijgt zijn eigen, unieke nummer. "Dat moet je de computer laten doen". Oké, Jan, dat gaat de computer doen. En de bundelkaarten? Jan had daar een programmaatje voor geschreven, maar de oude computer kon het niet lezen. Computerprogramma aanschaffen, want Oud Hoorn gaat niet het wiel uitvinden en we werken samen met instanties om ons heen, die hetzelfde doen en het zelfde materiaal gebruiken. Uitwisselbaarheid en eigen identiteit: OH00000257 (Oud Hoorn) en WM00000257 (Westfries Museum) elke eigenaar wil zijn eigen foto's weer terug na een tentoonstelling.
Willy zorgt voor de catering en is vraagbaak tegelijk: "Waar is dit"? Negen van de tien keer weet ze direct het antwoord en die enkele keer van niet direct, wordt het opgezocht. De vaste dag voor de werkgroep is de dinsdag geworden en we proberen een "lopende band van handelingen in de juiste volgorde" te krijgen. Tot voor kort hadden we een stapeltje foto's met nummer maar geen beschrijving en niet gescand, een stapeltje foto's wel beschreven maar geen nummer ook niet gescand, een stapeltje foto's die gescand zijn zonder nummer wel beschreven en een stapeltje foto's wel gescand en niet beschreven. Door elke bundel twee bundelkaarten te geven, kunnen we een bundel tijdens het hele traject volgen en zien hoever het is. Een kaart blijft bij de bundel en de andere gaat in de kaartenbak (en er is natuurlijk een digitale kaartenbak in de computer). Het streven is om elke nieuwe bundel direct te verwerken en als er geen nieuwe bundels zijn om dan de achterstand weg te werken. En de volgorde wordt dan: foto krijgt uniek nummer en wordt gescand, dan basisregistratiekaart invullen/op achterkant een zwart-wit afdrukje en dan "inpakken en wegwezen". Tegelijkertijd wordt een selectie gemaakt welke foto's gepresenteerd kunnen worden op de computer en naar internet kunnen, want er zijn ook een heleboel gelijksoortige foto's over het zelfde onderwerp (Hoofdtoren!).

Werkgroep Beeldbeheer uit de startblokken vertrokken
Ik hoop met bovenstaande een beetje aan de suggestie van Frans voldaan te hebben: "schrijf een stukje voor het Kwartaalblad over wie jullie zijn en wat jullie doen" en aangemoedigd door Ton: "treedt naar buiten, laat weten, dat er een Beeldbeheerwerkgroep is". Dat is eenvoudiger gezegd, dan gedaan!
Het enthousiasme is er en moet vooral volgehouden worden. Dat zal wel lukken, nu de eerste resultaten geboekt zijn: dankzij de nieuwe computer met heel veel geheugenruimte duurt een foto scannen minder dan een minuut (beschrijven duurt langer). De Werkgroep Beeldbeheer is een team met doorzettingsvermogen en betrokkenheid bij het lot van de foto's. Het werk wordt niet uitsluitend en alleen voor hier en nu verricht; voor ons eigen kijkplezier. Maar juist ook voor toekomstige generaties, zodat ook zij kunnen genieten van vroegere beelden en zich kunnen verbazen over onze (in hun ogen dan "antieke") leefwereld, het Oude Hoorn.

Diana van den Hoogen, april/augustus 2004, mede namens de Werkgroep Beeldbeheer.

Verkort gepubliceerd in kwartaalblad 2004/3 blz 129-131